Klubbens organisering

Mange klubber har problemer med at skaffe frivillige ledere til klubbestyrelsen. På og efter generalforsamlingen er der ofte 2-3 poster, der ikke kan besættes via den almindelige valgprocedure. Vi gør det i klubben ikke nemmere ved at lave udvalg, hvor udvalgsformanden har ret så mange opgaver at tage sig af. 

Opgaver i klubben
Ikke desto mindre kan man konstatere, at der er mange, der gerne vil hjælpe til med afgrænsede mindre opgaver i klubben.
En bedre måde er at opdele arbejdsområderne i mindre portioner og uddelegere til personer, der dermed kan overskue deres indsats. Man skal så vidt muligt ikke lave de "kasser", vi kalder udvalg.

Primære opgaver
1. Formand: Repræsentation, orientering, overordnet ledelse, daglig klub-ledelse, velkomst på møder
2. Kasserer: Kassebog, budget og regnskab, årsregnskab
3. Sekretær: Papirarbejde, bestyrelsesservicering, referater fra møder
4. Redaktør: Klubbladet, sæsonprogram
5. Programlægger: Sæsonprogram og aftaler

Opgaver klubaften
6. Klubmester: Sæsonprogram, aftaler, mødeafvikling
7. Restauratør: Aftenkaffen m.m.
8. Auktionarius: Auktion og lotteri
9. Bibliotekar: Klubbens bibliotek
10. Velkomstkomité: Tager sig af de nye medlemmer

Opgaver eksternt
11. Festkomité: Arrangerer de specielle arrangementer jul, fødselsdag, afslutning
12. Aktivitetsleder: Klubbens byttedage o.l.
13. Udstillingsleder: Klubbens udstillinger
14. PR leder: PR og markedsføring
16. Udvalgsleder: Klubbens udvalgssendinger
16. Tur leder: Arrangerer klubbens eksterne ture/besøg

Diverse opgaver
17. Klubbens stand: Klubbens stand på byttedage og udstillinger
18. Opstilling: Opstilling af inventar på byttedage og udstillinger
19. Vagt: Vagt på byttedage og udstillinger
20. Historiker: Ansvar for opdatering af klubbens historie

Traditionel kluborganisation
En klubbestyrelse ser ofte således ud (med små og få variationer):

Gammel bestyrelse
Det er en "låst" situation, hvor det er svært at komme udenom "kasserne" og uddelegere arbejdsopgaver. Personerne i kasserne har ofte mere end nok at lave. Holder typisk 2-4 år i bestyrelsen.

Alternativ kluborganisation
I dag ændrer tingene sig hurtigt. Derfor er den viste organisation her under måske bedre? Den er vist generelt, men skal selvfølgelig tilpasses den enkelte klub.

I de fleste klubber er der alt for mange valg. Kan man ikke få besat posterne, er det ofte en begrænsning i sig selv, så klubben kommer til at fungere dårligt. I den alternative organisation er der kun 3 valg: Formand, kasserer og sekretær, der sammen står for klubbens overordnede daglige ledelse, og som uddelegerer arbejdsopgaverne. De øvrige medlemmer er udpegede.
Personer, der dækker de vigtigste funktioner (til venstre) i klubben, deltager i bestyrelsesmøderne på linje med de 3 valgte. Det er et netværk, ikke hierarki.
Alle øvrige funktioner i klubben dækkes af personerne til højre i det antal, der er nødvendigt. Det drejer sig her om mindre og afgrænsede opgaver, som personerne kan overskue.
Man har her et potentiale med kommende nye ledere.
En gang pr. sæson (planlægningsmøde) eller når der er større ting på dagsordenen, tages disse personer med i et bestyrelsesmøde, så de føler tæt tilknytning til bestyrelsen.

Betydning af en god klubstruktur
Med en organisationsplan er der en meget stor chance for at motivere flere af klubbens medlemmer til at sige ja til at påtage sig nogle opgaver, når bestyrelsen har behov for det.
Samtidig ligger der en motivation til på et senere tidspunkt, at gå ind i bestyrelsesarbejdet, hvis man bliver spurgt.
Der er ofte mange medlemmer, der gerne vil hjælpe til med afgrænsede små opgaver, men vær opmærksom på, at det selvfølgelig er vigtigt at finde ud af, hvem der er god til hvad. En grundsætning skal være: 
Vi kan bruge alle.
Men brug folk til det de er gode til. Det giver succesoplevelser.

Arbejds- og funktionsbeskrivelser
Alle opgaver i klubben, som man ønsker udført som en særskilt indsats, bør være beskrevet, så medlemmer, der melder sig til indsatsen, er helt klar over, hvad der forventes af dem.
Dette gælder selvfølgelig især bestyrelsesposterne og de større udvalgsposter.
Yde-yde skema
Vis sammenhængen mellem ydelser overfor kommende ledere – klubben yder dette/medlemmer yder dette:

Gør lederjob til statusjob
Du kan sætte fokus på lederarbejdet med disse idéer:
1. Årlig leder- og impulsdag i klubben
2. Årligt "målsætningsmøde" for alle i klubben
3. Kåring af årets leder
4. Udarbejd 10 rutiner, der vil betyde ros, opmærksomhed, anerkendelse for ledere
5. Klubbladet præsenterer den enkelte leder og vedkommendes lederprofil
6. Ledere tilbydes lederkursus
7. Lederne får abonnement på et specielt frimærkeblad efter eget valg
8. Bestyrelsesmiddag på klubbens fødselsdag for nuværende og tidligere ledere
9. Speciel lederkalender for klubbens ledere
10. Ledermappe til papirer mv. til møder

Indkøbskurv

Kalender - 21. Sep. 2018

Repræsentantskabsmøde 2018 med nyt indhold

29. Sep. 2018 - 09:30

Møde

Kursuscenter Severin Skovsvinget 25 5500 Middelfart. HSUK tilmelding, også om eftermiddagen.

Læs mere

Postkortets Dag

29. Sep. 2018 - 10:00

Byttedage

Husk tilmelding. Fra 10-16 foredrag, byttedag osv. Kl. 16 generalforsamling for medlemmer.

Læs mere

TREKANTBYTTE 2018 Vejle, Kolding, Fredericia og Mi

30. Sep. 2018 - 09:01

Byttedage

Idrætshallen Fredericia Gymnasium Nørrebrogade 88 Fredericia. Se mere på næste side

Læs mere

Byttedag Vesthimmerland

6. Oct. 2018 - 10:00

Byttedage

E-huset Kirkegade 4 9600 Aars. Ingen handlere og krejlere

Læs mere

Byttedag Hjørring Filatelistklub

6. Oct. 2018 - 10:01

Byttedage

I Bingohallen Grønnevold 2 Hjørringnærmere info følger

Læs mere

Se hele kalenderen ...